Proces archivace dokumentů v České republice pod lupou

12:12 | B Z | Diskuze

Spisová a archivní služba prošla v uplynulých deseti letech celou řadou legislativních změn, které stanovily nové povinnosti a požadavky na správu a archivaci dokumentů.

Ilustrativní obrázek
Foto: Open Grid Scheduler / Grid Engine

Spisová a archivní služba prošla v uplynulých deseti letech celou řadou legislativních změn, které stanovily nové povinnosti a požadavky na správu a archivaci dokumentů. Co všechno tento proces obnáší a jaké povinnosti dotčeným subjektům ukládá, objasňuje archivář a spolupracující lektor 1. VOX, pan Bohumír Brom.

 

Jak vypadá současný stav spisové a archivní služby v České republice? Jakými legislativními změnami v poslední době prošla?

Základním legislativním předpisem pro oblast spisové a archivní služby v České republice je v současnosti zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, který vstoupil v účinnost od 1. ledna 2005 a současně poprvé historicky legislativně upravil problematiku spisové služby. Především hromadný nástup elektronických dokumentů do praxe úřadování i další rozvoj eGovernmentu v České republice si v roce 2009 vynutil další významnou legislativní úpravu zákona o archivnictví a předpisů souvisejících. Na počátku této nové etapy stála novela uvedeného zákona, a to s účinností od 1. července 2009. Elektronické dokumenty změnily praxi spisové služby natolik, že musela být připravena nová prováděcí vyhláška o spisové službě a ke stejnému datu (tj. k 1. 7. 2009) byl poprvé vyhlášen ministerstvem vnitra tzv. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Naprosto novým fenoménem elektronické komunikace byl provoz datových schránek na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Ve snaze koordinovat legislativní úpravu tehdejších předpisů v oblasti správy dokumentů, vstoupil i tento zákon v účinnost k 1. červenci 2009.
Z důvodu značné náročnosti zavádění výše uváděných změn do praxe byla všem dotčeným tzv. veřejnoprávním původcům, kteří museli povinně přejít k výkonu spisové služby v elektronické podobě, poskytnuta tříletá přechodná lhůta na přípravu (tj. do 30. 6. 2012).

 

Jsou zde i další předpisy, které spisovou a archivní službu v České republice ovlivňují?

Z ostatních příbuzných právních předpisů zásadně ovlivňujících výše uvedené legislativní změny je třeba připomenout především zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, a  související předpisy. Tento zákon sehrál v podmínkách České republiky velmi důležitou roli pro nastartování procesu elektronizace veřejné správy, neboť poprvé  stanovil podmínky pro rovnoprávnost dokumentu v listinné a v elektronické podobě. K 1. červenci 2012 dochází k další etapě legislativních změn, která je v oblasti správy dokumentů spojena především s řešením otázek výběru a následně dlouhodobého uchovávání dokumentů v digitální podobě. K uvedenému datu byla vyhlášena další novela zákona o archivnictví a spisové službě a s účinností od 1. srpna 2012 přijata další vyhláška o spisové službě (č. 259/2012 Sb.), která ve znění pozdějších předpisů platí dodnes.

Poslední aktuální období legislativních změn v rámci správy dokumentů představuje implementace dvou významných evropských nařízení do českého právního řádu. Nejprve je třeba zmínit Nařízení eIDAS EU č. 910/2014, o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu, které s účinností od 1. července 2016 plně nahradilo původní evropskou směrnici o elektronickém podpisu. Čeští zákonodárci reagovali na zmíněné nařízení nejprve prostřednictvím dvojice zákonů, věnovaných problematice používání příslušných autentizačních prostředků elektronických dokumentů (elektronický podpis, elektronická pečeť, časové razítko), a to ve formě „aplikačního“ zákona č. 297/2016 Sb. a dále „změnového“ zákona č. 298/2016 Sb. Tyto předpisy nabyly účinnosti dnem vyhlášení 19. června 2016 s tím, že první zmíněný zákon uzákonil dvouletou přechodnou lhůtu k jeho realizaci. Zbývající dvojice nových českých předpisů, jako důsledek Nařízení eIDAS („adaptační“ zákon č. 250/2017 Sb. a „změnový“ zákon č. 251/2017 Sb.), oba s účinností od 1. července 2018, jsou zaměřeny na problematiku elektronické identifikace.

Dalším evropským předpisem, který zásadně ovlivňuje aktuální podobu české legislativy správy dokumentů, je Nařízení EU č. 679/2016 (GDPR), obecné nařízení o ochraně osobních údajů, které vstoupilo v platnost dne 25. května 2018. V návaznosti na poslední zmíněné nařízení přijal český parlament se zpožděním (s účinností od 24. dubna 2019) jednak „adaptační“ zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, jednak „změnový“ zákon č. 111/2019 Sb.

 

Jaká jsou specifika správy dokumentů v soukromém podnikatelském sektoru a v nestátní neziskové sféře v České republice?

Zmíněné subjekty charakterizuje současný zákon o archivnictví a spisové službě v platném znění ve svém §3 odst. 2 jako tzv. soukromoprávní původce. Jejich zásadní odlišností v právech a povinnostech podle zmíněného zákona od tzv. veřejnoprávních původců (viz §3 odst. 1 zákona), kteří v různé míře participují na výkonu veřejné správy v České republice, je právě absence povinného vedení spisové služby, a to jak podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, tak i podle prováděcí vyhlášky č. 259/2012 Sb., o spisové službě.

Z hlediska povinností těchto soukromoprávních původců uchovávat určité typy dokumentů podle zákona o archivnictví, je určující znění příloh č. 1 a 2 zákona.
Příloha č. 1 se týká dokumentů vzniklých z činnosti obchodních společností, družstev (kromě bytových) a notářů. Zde uvedené věcné skupiny dokumentů musí zmíněné subjekty povinně uchovat a umožnit z nich státním archivům provést výběr archiválií. U ostatních tzv. soukromoprávních subjektů je třeba vzít v úvahu i povinnosti obdobného rázu, které pro ostatní typy těchto původců (kromě uvedených v příloze č. 1) určuje též příloha č. 2 zákona.

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií je v této souvislosti stanovena i právním nástupcům soukromoprávních původců, jde-li o dokumenty, ke kterým měli tuto povinnost již tito původci, a dále též podnikatelům, kterým bylo uděleno státní povolení k provozování koncesované živnosti „vedení spisovny“.

Dále je důležité připomenout, že s ohledem na výše uvedené skutečnosti při uchovávání dokumentů v digitální podobě platí i pro soukromoprávní původce povinnost zajistit věrohodnost původu těchto dokumentů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a metadata, a to až do okamžiku provedení výběru archiválií s příslušným státním archivem.

 

Jak funguje spisová služba? Jak probíhá příjem dokumentů, jejich označování, evidence, vyřizování, odesílání a ukládání v instituci?

Konkrétní pravidla pro manipulaci s dokumenty v rámci spisové služby určuje vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. Veřejnoprávní původce je povinen zpracovat spisový řád jako hlavní procesní normu pro manipulaci s dokumenty. Jedinou povinnou součástí této normy je spisový a skartační plán, který tvoří hierarchicky uspořádané věcné skupiny dokumentů, s nimiž původce pracuje. Veřejnoprávní původce především přijímá doručené dokumenty v podatelně, kterou musí  technicky vybavit pro příjem různých typů dokumentů, ať již v analogové či v digitální podobě. Je rovněž povinen transparentním a dálkovým způsobem zveřejnit buď na svojí úřední desce, nebo na svých internetových stránkách konkrétní informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů. V tomto směru provádí též kontrolu došlých dokumentů. Podle potřeby a podle způsobu výkonu spisové služby (v elektronické či v listinné podobě) provádí konverzi vybraných dokumentů z listinné do elektronické podoby a naopak.

Pro označování dokumentů je nutné používat tzv. jednoznačný identifikátor, který v rámci spisové služby v elektronické podobě zahrnuje označení, resp. zkratku instituce a příslušný jedinečný alfanumerický kód. V případě spisové služby v listinné podobě lze využívat otisk podacího razítka s vyplněnými povinnými údaji. Zaevidované dokumenty úředního charakteru jsou původci vykonávající spisovou službu dále povinni označovat číslem jednacím.

Veřejnoprávní původce musí evidovat všechny dokumenty úředního charakteru. V případě, že vede spisovou službu v elektronické podobě, reprezentuje základní evidenční pomůcku sám systém elektronické spisové služby. Pokud by vykonával spisovou službu v listinné podobě, je v tomto ohledu využíván tzv. podací deník. Kromě základní evidence dokumentů a spisů úřadu jsou často v praxi využívány podle potřeby i další speciální samostatné evidence dokumentů.

Další konkrétní podmínky manipulace s dokumenty, včetně výše uvedených, původce uvádí ve svém spisovém řádu.

 

Jak četné je při správě dokumentů využití datových schránek a jejich konverze?

Využívání datových schránek a konverze dokumentů vyplývá z ustanovení zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který vstoupil v účinnost
1. července 2009. V tomto roce tedy můžeme slavit 10 let od jejich spuštění. Datové schránky byly od počátku koncipovány především jako nástroj pro orgány veřejné moci, tj. jako něco, co napomůže lepší a efektivnější komunikaci subjektů veřejné správy. Proto byla komunikace datovými schránkami mezi orgány veřejné moci navzájem a vně vůči občanům a firmám (pokud disponovali aktivní datovou schránkou) od počátku povinná a prioritní. Dále byly datové schránky zřízeny ze zákona většině právnických osob a také některým profesím, jako např. advokátům, insolvenčním správcům, školám aj., zatímco podnikající i nepodnikající fyzické osoby si je mohou (ale nemusí) zřídit na vlastní žádost.

Navíc je s doručováním do datových schránek spojena i tzv. fikce doručení po deseti dnech, aby se příjemci nemohli vyhýbat doručení podání. Dalším výrazným rysem, který je velmi často využíván v rámci jejich provozu, je tzv. fikce podpisu podle §18 zákona č. 300/2008 Sb. Jde o konkrétní ustanovení vtom smyslu, že úkon učiněný příslušnou osobou prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob.

Z hlediska výše uvedených skutečností se v uplynulých 10 letech používání datových schránek velmi rozšířilo a dnes jsou v podmínkách České republiky jedním z hlavních způsobů zabezpečené elektronické komunikace mezi subjekty.

 

Jaká  pravidla ochrany dokumentů platí při jejich využívání ve spolupráci se státními archivy?

Veřejnoprávní i soukromoprávní původci mají povinnost spolupracovat se státními archivy především v rámci výběru archiválií, resp. provádění skartačního řízení. Předmětem výběru archiválií jsou u veřejnoprávních původců všechny dokumenty úřední povahy, které mají prošlé skartační lhůty a subjekty je již nepotřebují pro svoji další činnost. Hlavním kritériem výběru je kromě jiných obsah, který koresponduje se seznamem typů potenciálních archiválií, jež uvádí příloha č. 2 zákona o archivnictví. Kromě případů, kdy si tito původci zřizují vlastní specializované archivy, ve všech ostatních případech povinně odevzdávají vybrané archiválie do veřejných archivů. U soukromoprávních původců je povinnost uchovat příslušné typy dokumentů a umožnit státnímu archiv z nich provést výběr zúžena jednak na respektování přílohy č. 1 zákona o archivnictví (v případě obchodních společností, družstev – kromě bytových a notářů), jednak na využití přílohy
č. 2, pokud se jedná o další nestátní a neziskové subjekty uvedené v §3 odst. 2 zákona o archivnictví. S výjimkou akreditovaných soukromých archivů je další ukládání a využívání vybraných archiválií věcí dohody konkrétního subjektu s příslušným státním archivem.

Zdroj:Jiří Štefek, PR Mollo
Líbil se vám článek?
+0 / -0
Odeslat článek e-mailem
Diskuze
Vstoupit do diskuze
V diskuzi zatím není žádný komentář. Buďte první, kdo bude komentovat.


Související články
Ilustrativní obrázek

Na IPOs lze vydělat i desítky procent

Ilustrativní obrázek

Bez štěstí se při podnikání neobejdete

Ilustrativní obrázek

Jan Sokol: O penězích, moci a svobodě

Ilustrativní obrázek

Prezidentské volby očima investorů

Ilustrativní obrázek

Nad věcí - Spojené státy budou mít nového prezidenta i nové problémy

Ilustrativní obrázek

Pomalu létáme na Mars, ale neznáme sami sebe



Čti více
Ilustrativní obrázek

Německý DAX posiluje

Ilustrativní obrázek

Asijské trhy rostly, posilovala především Jižní Korea po datech z obchodu

Ilustrativní obrázek

Frankfurtská burza otevřela na kladné nule

Ilustrativní obrázek

Asijsko-pacifické akciové indexy se obchodovaly smíšeně

Ilustrativní obrázek

Frankfurtská burza po otevření ztrácí

Ilustrativní obrázek

Asijsko-pacifické akcie vykázaly během čtvrtečního obchodování smíšenou výkonnost

Portál W4T.CZ používá cookies s cílem zajistit co možná nejlepší zážitek při návštěvě těchto webových stránek. Dalším užíváním těchto webových stránek vyjadřujete souhlas s umístěním souborů cookies na vašem počítači / zařízení. Více informací naleznete zde.