Proces archivace dokumentů v České republice pod lupou

12:12 | B Z | Diskuze

Spisová a archivní služba prošla v uplynulých deseti letech celou řadou legislativních změn, které stanovily nové povinnosti a požadavky na správu a archivaci dokumentů.

Ilustrativní obrázek
Foto: Open Grid Scheduler / Grid Engine

Spisová a archivní služba prošla v uplynulých deseti letech celou řadou legislativních změn, které stanovily nové povinnosti a požadavky na správu a archivaci dokumentů. Co všechno tento proces obnáší a jaké povinnosti dotčeným subjektům ukládá, objasňuje archivář a spolupracující lektor 1. VOX, pan Bohumír Brom.

 

Jak vypadá současný stav spisové a archivní služby v České republice? Jakými legislativními změnami v poslední době prošla?

Základním legislativním předpisem pro oblast spisové a archivní služby v České republice je v současnosti zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, který vstoupil v účinnost od 1. ledna 2005 a současně poprvé historicky legislativně upravil problematiku spisové služby. Především hromadný nástup elektronických dokumentů do praxe úřadování i další rozvoj eGovernmentu v České republice si v roce 2009 vynutil další významnou legislativní úpravu zákona o archivnictví a předpisů souvisejících. Na počátku této nové etapy stála novela uvedeného zákona, a to s účinností od 1. července 2009. Elektronické dokumenty změnily praxi spisové služby natolik, že musela být připravena nová prováděcí vyhláška o spisové službě a ke stejnému datu (tj. k 1. 7. 2009) byl poprvé vyhlášen ministerstvem vnitra tzv. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Naprosto novým fenoménem elektronické komunikace byl provoz datových schránek na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Ve snaze koordinovat legislativní úpravu tehdejších předpisů v oblasti správy dokumentů, vstoupil i tento zákon v účinnost k 1. červenci 2009.
Z důvodu značné náročnosti zavádění výše uváděných změn do praxe byla všem dotčeným tzv. veřejnoprávním původcům, kteří museli povinně přejít k výkonu spisové služby v elektronické podobě, poskytnuta tříletá přechodná lhůta na přípravu (tj. do 30. 6. 2012).

 

Jsou zde i další předpisy, které spisovou a archivní službu v České republice ovlivňují?

Z ostatních příbuzných právních předpisů zásadně ovlivňujících výše uvedené legislativní změny je třeba připomenout především zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, a  související předpisy. Tento zákon sehrál v podmínkách České republiky velmi důležitou roli pro nastartování procesu elektronizace veřejné správy, neboť poprvé  stanovil podmínky pro rovnoprávnost dokumentu v listinné a v elektronické podobě. K 1. červenci 2012 dochází k další etapě legislativních změn, která je v oblasti správy dokumentů spojena především s řešením otázek výběru a následně dlouhodobého uchovávání dokumentů v digitální podobě. K uvedenému datu byla vyhlášena další novela zákona o archivnictví a spisové službě a s účinností od 1. srpna 2012 přijata další vyhláška o spisové službě (č. 259/2012 Sb.), která ve znění pozdějších předpisů platí dodnes.

Poslední aktuální období legislativních změn v rámci správy dokumentů představuje implementace dvou významných evropských nařízení do českého právního řádu. Nejprve je třeba zmínit Nařízení eIDAS EU č. 910/2014, o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu, které s účinností od 1. července 2016 plně nahradilo původní evropskou směrnici o elektronickém podpisu. Čeští zákonodárci reagovali na zmíněné nařízení nejprve prostřednictvím dvojice zákonů, věnovaných problematice používání příslušných autentizačních prostředků elektronických dokumentů (elektronický podpis, elektronická pečeť, časové razítko), a to ve formě „aplikačního“ zákona č. 297/2016 Sb. a dále „změnového“ zákona č. 298/2016 Sb. Tyto předpisy nabyly účinnosti dnem vyhlášení 19. června 2016 s tím, že první zmíněný zákon uzákonil dvouletou přechodnou lhůtu k jeho realizaci. Zbývající dvojice nových českých předpisů, jako důsledek Nařízení eIDAS („adaptační“ zákon č. 250/2017 Sb. a „změnový“ zákon č. 251/2017 Sb.), oba s účinností od 1. července 2018, jsou zaměřeny na problematiku elektronické identifikace.

Dalším evropským předpisem, který zásadně ovlivňuje aktuální podobu české legislativy správy dokumentů, je Nařízení EU č. 679/2016 (GDPR), obecné nařízení o ochraně osobních údajů, které vstoupilo v platnost dne 25. května 2018. V návaznosti na poslední zmíněné nařízení přijal český parlament se zpožděním (s účinností od 24. dubna 2019) jednak „adaptační“ zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, jednak „změnový“ zákon č. 111/2019 Sb.

 

Jaká jsou specifika správy dokumentů v soukromém podnikatelském sektoru a v nestátní neziskové sféře v České republice?

Zmíněné subjekty charakterizuje současný zákon o archivnictví a spisové službě v platném znění ve svém §3 odst. 2 jako tzv. soukromoprávní původce. Jejich zásadní odlišností v právech a povinnostech podle zmíněného zákona od tzv. veřejnoprávních původců (viz §3 odst. 1 zákona), kteří v různé míře participují na výkonu veřejné správy v České republice, je právě absence povinného vedení spisové služby, a to jak podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, tak i podle prováděcí vyhlášky č. 259/2012 Sb., o spisové službě.

Z hlediska povinností těchto soukromoprávních původců uchovávat určité typy dokumentů podle zákona o archivnictví, je určující znění příloh č. 1 a 2 zákona.
Příloha č. 1 se týká dokumentů vzniklých z činnosti obchodních společností, družstev (kromě bytových) a notářů. Zde uvedené věcné skupiny dokumentů musí zmíněné subjekty povinně uchovat a umožnit z nich státním archivům provést výběr archiválií. U ostatních tzv. soukromoprávních subjektů je třeba vzít v úvahu i povinnosti obdobného rázu, které pro ostatní typy těchto původců (kromě uvedených v příloze č. 1) určuje též příloha č. 2 zákona.

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií je v této souvislosti stanovena i právním nástupcům soukromoprávních původců, jde-li o dokumenty, ke kterým měli tuto povinnost již tito původci, a dále též podnikatelům, kterým bylo uděleno státní povolení k provozování koncesované živnosti „vedení spisovny“.

Dále je důležité připomenout, že s ohledem na výše uvedené skutečnosti při uchovávání dokumentů v digitální podobě platí i pro soukromoprávní původce povinnost zajistit věrohodnost původu těchto dokumentů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a metadata, a to až do okamžiku provedení výběru archiválií s příslušným státním archivem.

 

Jak funguje spisová služba? Jak probíhá příjem dokumentů, jejich označování, evidence, vyřizování, odesílání a ukládání v instituci?

Konkrétní pravidla pro manipulaci s dokumenty v rámci spisové služby určuje vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. Veřejnoprávní původce je povinen zpracovat spisový řád jako hlavní procesní normu pro manipulaci s dokumenty. Jedinou povinnou součástí této normy je spisový a skartační plán, který tvoří hierarchicky uspořádané věcné skupiny dokumentů, s nimiž původce pracuje. Veřejnoprávní původce především přijímá doručené dokumenty v podatelně, kterou musí  technicky vybavit pro příjem různých typů dokumentů, ať již v analogové či v digitální podobě. Je rovněž povinen transparentním a dálkovým způsobem zveřejnit buď na svojí úřední desce, nebo na svých internetových stránkách konkrétní informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů. V tomto směru provádí též kontrolu došlých dokumentů. Podle potřeby a podle způsobu výkonu spisové služby (v elektronické či v listinné podobě) provádí konverzi vybraných dokumentů z listinné do elektronické podoby a naopak.

Pro označování dokumentů je nutné používat tzv. jednoznačný identifikátor, který v rámci spisové služby v elektronické podobě zahrnuje označení, resp. zkratku instituce a příslušný jedinečný alfanumerický kód. V případě spisové služby v listinné podobě lze využívat otisk podacího razítka s vyplněnými povinnými údaji. Zaevidované dokumenty úředního charakteru jsou původci vykonávající spisovou službu dále povinni označovat číslem jednacím.

Veřejnoprávní původce musí evidovat všechny dokumenty úředního charakteru. V případě, že vede spisovou službu v elektronické podobě, reprezentuje základní evidenční pomůcku sám systém elektronické spisové služby. Pokud by vykonával spisovou službu v listinné podobě, je v tomto ohledu využíván tzv. podací deník. Kromě základní evidence dokumentů a spisů úřadu jsou často v praxi využívány podle potřeby i další speciální samostatné evidence dokumentů.

Další konkrétní podmínky manipulace s dokumenty, včetně výše uvedených, původce uvádí ve svém spisovém řádu.

 

Jak četné je při správě dokumentů využití datových schránek a jejich konverze?

Využívání datových schránek a konverze dokumentů vyplývá z ustanovení zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který vstoupil v účinnost
1. července 2009. V tomto roce tedy můžeme slavit 10 let od jejich spuštění. Datové schránky byly od počátku koncipovány především jako nástroj pro orgány veřejné moci, tj. jako něco, co napomůže lepší a efektivnější komunikaci subjektů veřejné správy. Proto byla komunikace datovými schránkami mezi orgány veřejné moci navzájem a vně vůči občanům a firmám (pokud disponovali aktivní datovou schránkou) od počátku povinná a prioritní. Dále byly datové schránky zřízeny ze zákona většině právnických osob a také některým profesím, jako např. advokátům, insolvenčním správcům, školám aj., zatímco podnikající i nepodnikající fyzické osoby si je mohou (ale nemusí) zřídit na vlastní žádost.

Navíc je s doručováním do datových schránek spojena i tzv. fikce doručení po deseti dnech, aby se příjemci nemohli vyhýbat doručení podání. Dalším výrazným rysem, který je velmi často využíván v rámci jejich provozu, je tzv. fikce podpisu podle §18 zákona č. 300/2008 Sb. Jde o konkrétní ustanovení vtom smyslu, že úkon učiněný příslušnou osobou prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob.

Z hlediska výše uvedených skutečností se v uplynulých 10 letech používání datových schránek velmi rozšířilo a dnes jsou v podmínkách České republiky jedním z hlavních způsobů zabezpečené elektronické komunikace mezi subjekty.

 

Jaká  pravidla ochrany dokumentů platí při jejich využívání ve spolupráci se státními archivy?

Veřejnoprávní i soukromoprávní původci mají povinnost spolupracovat se státními archivy především v rámci výběru archiválií, resp. provádění skartačního řízení. Předmětem výběru archiválií jsou u veřejnoprávních původců všechny dokumenty úřední povahy, které mají prošlé skartační lhůty a subjekty je již nepotřebují pro svoji další činnost. Hlavním kritériem výběru je kromě jiných obsah, který koresponduje se seznamem typů potenciálních archiválií, jež uvádí příloha č. 2 zákona o archivnictví. Kromě případů, kdy si tito původci zřizují vlastní specializované archivy, ve všech ostatních případech povinně odevzdávají vybrané archiválie do veřejných archivů. U soukromoprávních původců je povinnost uchovat příslušné typy dokumentů a umožnit státnímu archiv z nich provést výběr zúžena jednak na respektování přílohy č. 1 zákona o archivnictví (v případě obchodních společností, družstev – kromě bytových a notářů), jednak na využití přílohy
č. 2, pokud se jedná o další nestátní a neziskové subjekty uvedené v §3 odst. 2 zákona o archivnictví. S výjimkou akreditovaných soukromých archivů je další ukládání a využívání vybraných archiválií věcí dohody konkrétního subjektu s příslušným státním archivem.

Zdroj:Jiří Štefek, PR Mollo
Líbil se vám článek?
+0 / -0
Odeslat článek e-mailem
Diskuze
Vstoupit do diskuze
V diskuzi zatím není žádný komentář. Buďte první, kdo bude komentovat.


Související články
Ilustrativní obrázek

Více než tři čtvrtiny společností nevyužívají růstové příležitosti v dodavatelském řetězci, zjistila nová zpráva Accenture

Ilustrativní obrázek

Tomáš Lébl, analytik skupiny AXA ČR a SR: Měnová politika eurozóny se nejspíš bude i nadále deformovat

Ilustrativní obrázek

Bojíte se létání? Odborník radí, jak se strachu postavit

Ilustrativní obrázek

MultiSport Index: Češi se hýbou pravidelně

Ilustrativní obrázek

Do BSC nastupuje Lubomír Tomány, bude řídit rozvoj bankovního operačního systému



Čti více
Ilustrativní obrázek

Německý DAX pod nulou

Ilustrativní obrázek

DAX zavítal se středečním ránem do červených čísel

Ilustrativní obrázek

Asijsko-pacifický region poslala do červených čísel slova D. Trumpa

Ilustrativní obrázek

Asijsko-pacifické indexy vyčkávají na další vývoj hlavních událostí

Ilustrativní obrázek

Index Dow Jones uzavírá pondělní seanci v kladných s nepatrným růstem o 0,04%.

Portál W4T.CZ používá cookies s cílem zajistit co možná nejlepší zážitek při návštěvě těchto webových stránek. Dalším užíváním těchto webových stránek vyjadřujete souhlas s umístěním souborů cookies na vašem počítači / zařízení. Více informací naleznete zde.